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Durchführung von Abstimmungsverfahren (“Ballots“) für Standards, Leitlinien und Spezifikationen im Geltungsbereich Österreich

1. Abstimmungsverfahren: Spezifikationen (Standards, Leitlinien, Whitepapers) die der Verein DICOM Austria veröffentlicht, müssen ein Abstimmungsverfahren durchlaufen.
2. Formaler Rahmen: Im Verein werden die Abstimmungsverfahren durch ein Technisches Komitee (technical committee, TC) abgewickelt. Ein TC organisiert seine Aktivitäten selbständig. Der Leiter eines Technischen Komitees und sein Stellvertreter werden auf einer Sitzung des TC für zwei Jahre gewählt.
3. Beantragung eines Abstimmungsverfahrens: Das TC entscheidet, welche Spezfikationen ein Abstimmungsverfahren durchlaufen können ("Ballot-Materialien"). Mitglieder des Vereins haben das Recht, Ballot-Materialien dem Leiter des TC vorzuschlagen. 
4. Leitung des Abstimmungsverfahrens: Für die Abwicklung eines Abstimmungsverfahrens ist grundsätzlich der TC Leiter zuständig. Er kann weitere Personen für die Unterstützung nominieren, diese Personen sind der Ballot-Leitkreis. Entschlüsse im Ballot-Leitkreis sind im Konsens zu treffen; wenn kein Konsens hergestellt werden kann, entscheidet der TC-Leiter. Die Autoren der im Ballot abgestimmten Materialien  können in den Ballot-Leitkreis aufgenommen werden.
5. Der Verein DICOM Austria führt eine Liste aller Personen, die berechtigt sind, an den Abstimmungsverfahren teilzunehmen (Mitglieder des Vereins DICOM Austria).
6. Teilnehmer: Teilnahmeberechtigt sind alle Mitglieder des Vereins (Aufrechte Mitgliedschaft zum Zeitpunkt der Stimmabgabe ohne offene Mahnungen). Jedes Mitglied (identifiziert durch die primäre Ansprechperson oder durch eine durch diese benannte Vertretung) hat eine Stimme. Dem Leiter des TC steht es frei, die Unterlagen zu einem Ballot für interessierte Nicht-Mitglieder öffentlich zu stellen. Diese Personen dürfen Kommentare abgeben, besitzen aber kein Stimmrecht im Ballot. Die Autoren der Ballot-Materialien sind nicht von der Teilnahme ausgeschlossen. Verliert ein Teilnahmeberechtigter während des Abstimmungsverfahrens die Teilnahmeberechtigung, gilt er als nicht teilnahmeberechtigt.
7. Ankündigungsphase: Mindestens 14 Tage vor Beginn des Abstimmungsverfahrens ist ein solches allen Teilnahmeberechtigten unter Nennung des Inhalts und der Fristen anzuzeigen. Die Dauer des Abstimmungsverfahrens wird vorab in der Ankündigungsphase bekannt gegeben, hängt vom Umfang des Abstimmungsmaterials ab und liegt im Ermessen des Leiters des TC. 
8. Abstimmungsphase: Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt die Abstimmungsphase. In dieser Zeit können die Teilnahmeberechtigten ihre Stimmen und Kommentare abgeben. Die Spezifikationen müssen allen Teilnahmeberechtigten in gleicher Weise zur Verfügung gestellt werden. Die in der Ankündigungsphase angegebene Dauer der Abstimmungsphase kann bei Bedarf durch den Leiter des TC in Abstimmung mit dem Ballot-Leitkreis (sofern vorhanden) verlängert werden.
9. Stimmen und Kommentare:
   1. Teilnehmer können zu den Materialien folgende Stimmen abgeben (I) Zustimmung (II) Ablehnung (III) Enthaltung. Eine Ablehnung muss mit einem Kommentar zur Begründung abgegeben werden.
   2. Kommentare können bei allen Arten von Stimmen abgegeben werden, sie müssen vom Teilnehmer als Zustimmung (positiv) oder Ablehnung (negativ) klassifiziert werden. Ein negativer Kommentar wird als Abstimmung des Ballot-Materials mit "Ablehnung" interpretiert.
10. Auflösungsphase ("Ballot-Reconciliation"): Nach Ablauf des Abstimmungsverfahrens werden Stimmen und Kommentare vom Ballot-Leitkreis zusammengefügt, wiederum kommentiert und den Teilnehmern am Ballot zur Verfügung gestellt. Negative Stimmen müssen, um als solche gewertet zu werden, entsprechende sachliche Kommentare enthalten. Negative Kommentare müssen vom Ballot-Leitkreis dabei als „angenommen“, „abgelehnt“, „nicht überzeugend“  oder „nicht sachlich“  gekennzeichnet und kommentiert werden. Zur Auflösung negativer Kommentare sind einvernehmliche Vereinbarungen zwischen dem Autor des Kommentars und dem Teilnehmer der Spezifikation anzustreben. Negative Stimmen oder Kommentare gelten als aufgelöst, wenn der Ballot-Teilnehmer der vorgeschlagenen weiteren Vorgehensweise oder Änderung seitens des Autors des Ballot-Materials zustimmt. Stimmt der Teilnehmer nicht zu, muss er dies schriftlich innerhalb von zwei Wochen ab der Aussendung der vorgeschlagenen Änderungen gegenüber dem Leiter des TC kundtun. Langt innerhalb dieser Frist keine Antwort ein, gilt der Kommentar als aufgelöst. Kann ein angenommener negativer Kommentar nicht einvernehmlich aufgelöst werden, entscheidet der Vereinsvorstand über die weitere Vorgehensweise. In jedem Fall ist ein nicht aufgelöster negativer Kommentar mit der Spezifikation zu veröffentlichen.
    Wurden alle negativen Kommentare eines Teilnehmers aufgelöst, gilt die Abstimmung dieses Teilnehmer als "Zustimmung" zum Ballot-Material.
11. Widerspuchsphase: Abschließend werden den Teilnehmern des Abstimmungsverfahrens alle Kommentare und die im Verfahren vorgenommenen Änderungen der Spezifikation mitgeteilt. Nur diese Teilnehmer können innerhalb einer vorab in der Ankündigungsphase festgelegten Widerspruchsfrist einen Widerspruch einlegen. Wenn kein Widerspruch erfolgt, gelten die Änderungen als akzeptiert. Ein Widerspruch muss schriftlich begründet werden und darf sich nur auf die innerhalb des Abstimmungsverfahrens erfolgten Änderungen an der Spezifikation beziehen. Der Ballot-Leitkreis entscheidet über die Wirksamkeit des Widerspruchs.
12. Abnahmephase:
    1. Ein gültiges Abstimmungsverfahren liegt dann vor, wenn das notwendige Quorum erreicht wurde. Das notwendige Quorum hängt von der Art des Abstimmungsverfahrens ab (Abs. 13). Zur Ermittlung des tatsächlichen Quorums werden alle abgegebenen Stimmen gezählt (Zustimmung, Ablehnung, Enthaltung).
    2. Am Ende der Widerspruchsphase müssen mindestens 80 Prozent der abgegebenen Stimmen eine Zustimmung sein, ohne Berücksichtigung der Enthaltungen.

13. Anker
    Ballot-Arten Ballot-Arten

    Arten von Abstimmungsverfahren: Es werden folgende Arten von Ballots unterschieden:
    1. Ein informatives Ballot dient zur Kommentierung einer vorgeschlagenen Spezifikation, hat aber keinerlei normative Bedeutung, das Quorum beträgt 3 Teilnehmer.  
    2. Das Quorum für ein Standard Trial Implementation Ballot (STU) beträgt 15% der Teilnahmeberechtigten. Ein STU ist eine Vorstufe eines normativen Standards zur praktischen Erprobung. Ein STU Standard kann (üblicherweise nach erfolgreicher Probephase) erneut in ein Abstimmungsverfahren aufgenommen werden.
    3. Ein normatives Ballot wird für normative Spezifikationen benötigt. Das Quorum beträgt 20%.

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