DICOM Austria Abstimmungsverfahren

Dokumente, die der Verein DICOM - Anwendergruppe Austria (Kurzform DICOM Austria) veröffentlicht, können in verschiedenen normativen Ausprägungen vorliegen:

1. Normative Dokumente: das sind offizielle, verbindliche Standards im Geltungsbereich Österreich
2. Dokumente im Status „Standard for Trial Use“ (STU): Dieser Status ist eine optionale Vorstufe von normativen Dokumenten und dient der Erprobung und Evaluierung eines Standards.
3. Informative Dokumente: Sie enthalten unverbindliche Informationen wie z.B. Erläuterungen oder Beispieldaten.

Vor ihrer Gültigsetzung durchlaufen diese Dokumente ein Abstimmungsverfahren.

Das Abstimmungsverfahren – ein sogenannter „Ballot“ – ist eine formelle Prozedur für die Annahme von neuen Standards und Richtlinien. Das Dokument wird dafür einem breiten Teilnehmerkreis zur Kommentierung vorgelegt. Die Kommentare werden gesammelt und bearbeitet. Eine ausreichende Anzahl an stimmberechtigten Teilnehmern muss der Freigabe des Dokuments zustimmen.

Für Dokumente des Vereins DICOM Austria gelten folgende Ballot-Richtlinien:

Durchführung von Abstimmungsverfahren (“Ballots“) für Standards, Leitlinien und Spezifikationen im Geltungsbereich Österreich

1. Standards, Leitlinien und Spezifikationen, die der Verein DICOM Austria veröffentlicht, müssen ein Abstimmungsverfahren durchlaufen.
2. Im Verein werden die Abstimmungsverfahren durch ein Technisches Komitee (technical committee, TC) abgewickelt. Ein TC organisiert seine Aktivitäten selbständig. Der Leiter eines Technischen Komitees und sein Stellvertreter werden auf einer Sitzung des TC für zwei Jahre gewählt.
3. Der Verein DICOM Austria führt eine Liste aller Personen, die berechtigt sind, an den Abstimmungsverfahren teilzunehmen (Mitglieder des Vereins DICOM Austria).
4. Teilnahmeberechtigt sind alle Mitglieder des Vereins DICOM Austria. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Juristische Personen (Unternehmen und Organisationen) müssen sich durch maximal zwei natürliche Personen vertreten lassen, die dem Leiter des TCs gegenüber namentlich schriftlich zu benennen sind und welche zur Abgabe der Stimme berechtigt sind. In der Teilnehmerliste werden lediglich die benannten Vertreter aufgenommen. Auf die Aufnahme in die Liste besteht ein Anspruch. Dem Leiter des TC steht es frei, die Unterlagen zu einem Ballot für interessierte Nicht-Mitglieder öffentlich zu stellen. Diese Personen dürfen Kommentare abgeben, besitzen aber kein Stimmrecht im Ballot.
5. Für die Abwicklung eines Abstimmungsverfahrens ist grundsätzlich der TC Leiter zuständig. Er kann weitere Personen für die Unterstützung nominieren, diese Personen sind der Ballot-Leitkreis. Entschlüsse im Ballot-Leitkreis sind im Konsens zu treffen; wenn kein Konsens hergestellt weden kann, entscheidet der TC-Leiter. Die Autoren der im Ballot abgestimmten Materialien  können in den Ballot-Leitkreis aufgenommen werden.
6. Mindestens 14 Tage vor Beginn des Abstimmungsverfahrens ist ein solches allen Teilnahmeberechtigten unter Nennung des Inhalts und der Fristen anzuzeigen (Ankündigungsphase). Die Dauer des Abstimmungsverfahrens wird vorab in der Ankündigungsphase bekannt gegeben, hängt vom Umfang des Abstimmungsmaterials ab und liegt im Ermessen des Leiters des TC. In dieser Zeit können die Teilnahmeberechtigten ihre Stimmen und Kommentare abgeben.
7. Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt das Abstimmungsverfahren. Der Leiter des TCs leitet und koordiniert das Abstimmungsverfahren. Die Spezifikationen müssen allen Teilnahmeberechtigten in gleicher Weise zur Verfügung gestellt werden.
8. Nach Ablauf des Abstimmungsverfahrens werden Stimmen und Kommentare vom Ballot-Leitkreis zusammengefügt, wiederum kommentiert und den Teilnehmern am Ballot zur Verfügung gestellt. Negative Stimmen müssen, um als solche gewertet zu werden, entsprechende sachlich kommentierende Stellungnahmen enthalten, positive Stimmen bzw. Enthaltungen können kommentiert werden. Negative Kommentare müssen vom Ballot-Leitkreis dabei als „angenommen“, „abgelehnt“ oder „nicht überzeugend“ gekennzeichnet und kommentiert werden. Zur Auflösung negativer Kommentare sind einvernehmliche Vereinbarungen zwischen dem Autor des Kommentars und dem Einreicher der Spezifikation anzustreben. Negative Stimmen oder Kommentare können bei Übereinstimmung der weiteren Vorgehensweise und verbunden mit der Verpflichtung der Änderung seitens des Einreichenden der Spezifikation zurückgezogen werden. Dies hat schriftlich gegenüber dem Leiter des TC zu erfolgen. Kann ein (angenommener) negativer Kommentar nicht einvernehmlich aufgelöst werden, entscheidet der Vereinsvorstand über die weitere Vorgehensweise. In jedem Fall ist ein nicht aufgelöster negativer Kommentar mit der Spezifikation zu veröffentlichen.
9. Abschließend werden den Teilnehmern des Abstimmungsverfahrens alle Kommentare und die im Verfahren vorgenommenen Änderungen der Spezifikation mitgeteilt. Wenn innerhalb einer vorab in der Ankündigungsphase festgelegten Einspruchsfrist kein Widerspruch erfolgt, gelten die Änderungen als festgestellt. Der Widerspruch muss schriftlich begründet werden und darf sich nur auf die innerhalb des Abstimmungsverfahrens erfolgten Änderungen an der Spezifikation beziehen. Der Ballot-Leitkreis entscheidet über die Wirksamkeit des Widerspruchs.
10. Für die Abnahme einer Spezifikation sind 80 Prozent Ja-Stimmen von der Summe der eingegangenen Ja- und Nein-Stimmen der Teilnahmeberechtigten sowie eine Abgabe von mindestens 3 Stimmen notwendig. Das tatsächliche Quorum ist jedoch abhängig von der Art des Ballots (Abs. 11). Als Stimmen zählen alle im Abstimmungsverfahren gem. Abs. 6 abgegebenen Ja-Stimmen, soweit der Stimmberechtigte nicht im Verfahren gem. Abs. 7 widersprochen hat, sowie alle negativen Stimmen im Abstimmungsverfahren gem. Abs. 6, soweit der Stimmberechtigte nicht zusätzlich im Verfahren Abs. 7 widersprochen hat sowie alle abgegebenen Enthaltungen. Gehen weniger als 3 Stimmen ein, gilt die Spezifikation als abgelehnt und das Abstimmungsverfahren als beendet. Verliert ein Teilnahmeberechtigter während des Abstimmungsverfahrens die Teilnahmeberechtigung, gilt er als nicht teilnahmeberechtigt.
11. Arten von Ballots: Es werden folgende Arten von Ballots unterschieden:
    1. Ein informatives Ballot dient zur Kommentierung einer vorgeschlagenen Spezifikation, hat aber keinerlei normative Bedeutung, das Quorum beträgt 3 Teilnehmer.  
    2. Das Quorum für ein Standard Trial Implementation (STU) Ballot beträgt 15% der Teilnahmeberechtigten. Ein STU ist eine Vorstufe eines normativen Standards zur praktischen Erprobung. Ein STU Standard kann (üblicherweise nach erfolgreicher Probephase) erneut in ein Abstimmungsverfahren aufgenommen werden.
    3. Ein normatives Ballot wird für normative Spezifikationen benötigt. Das Quorum beträgt 20%.

Der TC Leiter kann bei entsprechender Begründung dem Vorstand des Vereins ein anderes Quorum vorschlagen (z.B., wenn zu wenige Experten verfügbar sind, die am Ballot teilnehmen könnten), der Vorstand entscheidet darüber mit einfacher Mehrheit. Ein Quorum von 3 Teilnehmern darf jedoch nicht unterschritten werden.